Je wilt weten hoe je medewerkersonderzoek het beste aan kunt pakken. Misschien wil je het zelf doen of uitbesteden. Hoe dan ook is het belangrijk om kritisch bij de aanpak stil te staan. De impact van het medewerkersonderzoek kan namelijk groter zijn dan verwacht en je moet hierdoor voorbereid zijn om de uitkomsten te vertalen naar acties die ertoe doen. Alleen hierdoor haal je het maximale uit de resultaten en zullen medewerkers de waarde van het onderzoek inzien.

Het is dus van belang dat het onderzoek goed wordt aangepakt. Daarom helpt deze checklist om stapsgewijs per onderzoeksfase het rendement van medewerkersonderzoek te verbeteren!

Voorbereiding

1. Het doel van het medewerkersonderzoek is duidelijk geformuleerd. Hierdoor is er een basis om betrokkenen te informeren over wat er met het onderzoek bereikt zal worden.

2. Om het onderzoek te laten slagen is het van belang dat alle belanghebbenden bij het onderzoek worden betrokken. Het kan hierdoor zinvol zijn om bijvoorbeeld een ondernemingsraad sterk te betrekken bij het formuleren van de doelstelling(en).

3. De onderzoeksmethode sluit aan bij de geformuleerde doelstellingen. Wanneer het bijvoorbeeld belangrijk is om concrete verbeterpunten te verzamelen binnen een specifieke discipline, dan is het zinvol om meer nadruk op het verzamelen van kwalitatieve informatie te leggen.

4. De inhoud van het onderzoek sluit aan bij de dilemma’s die op dit moment in de organisatie spelen. Het kan zinvol zijn om alleen aandacht aan één specifiek dilemma te besteden.

5. Het moment van uitzetten, oftewel timing, is realistisch en garandeert zowel een hoge response rate als het behalen van de doelstellingen.

6. Wanneer de timing is bepaald kan het zinvol zijn om het onderzoek vooraf aan te kondigen. Dit komt de response rate ten goede.

7. De vragenlijst is zover mogelijk valide. Er is nagedacht over zowel de interne- als externe validiteit.

8. Het onderzoek komt qua spreektaal en uitstraling overeen met andere organisatie-uitingen. Daarom is het zinvol om de afdeling communicatie in ieder geval bij de finale versie te betrekken.

Verbetering

1. Om verbeteringen te realiseren is het van belang dat de gehele organisatie betrokken is bij het verbetertraject. Een goed startpunt is dat iedereen op de hoogte is van de negatieve resultaten waar aan gewerkt zal worden.

2. Betrokkenen worden ingedeeld in focusgroepjes die aan de slag gaan met het thema waar aan gewerkt zal worden. In deze groepjes zitten medewerkers van bij voorkeur alle lagen in de organisatie.

3. De focusgroepjes krijgen alle benodigde middelen die nodig zijn om de verbetering daadwerkelijk te realiseren.

4. De resultaten uit de focusgroepjes worden periodiek geëvalueerd en binnen de organisatie gecommuniceerd. Er wordt een duidelijke doelstelling en planning opgesteld.

5. Bij een volgende meting wordt er gekeken in hoeverre de verbetering is gerealiseerd. Dit is een goede graadmeter waarmee het dialoog met de medewerker nog meer betekenis krijgt.

Uitvoering

1. De uitnodiging is persoonlijk en gericht aan de respondent. In de uitnodiging worden in ieder geval de doelstellingen, inhoud en vervolgacties bekend gemaakt. Bij voorkeur komt de uitnodiging van een specifiek persoon.

2. Het is duidelijk in hoeverre de vragenlijst beveiligd en anoniem is. Dit moet ook in relatie staan met de doelstellingen van organisatie.

3. Op het moment van uitzetten is het van belang dat alle medewerkers in één keer worden uitgenodigd. Hierdoor ontstaat er geen onduidelijkheid over de doelstelling van het onderzoek.

4. Na het uitzetten van de vragenlijst wordt er alles aan gedaan om medewerkers te ondersteunen. Het is daarom duidelijk wie aanspreekpunt is wanneer er vragen of problemen zijn.

5. De eerste dagen worden de resultaten sterk in de gaten gehouden. Zijn er type afdelingen die in respons achterblijven? Is de geschatte afrondingstijd uiteindelijk realistisch? Etc.

Rapportage

1. Bij het opstellen van de rapportage is het belangrijk dat de overeengekomen doelstellingen centraal staan.

2. De rapportage is duidelijk en toegankelijk. Het is makkelijk om raad te plegen en door te nemen.

3. In vergelijking tot de resultaten worden betrouwbare benchmarkgegevens gebruikt. Deze worden niet als leidraad maar als extra meetwaarde ingezet.

4. Medewerkers krijgen uiterlijk één week na afronding de belangrijkste resultaten toegestuurd. Hierbij worden tevens de vervolgstappen toegelicht.

5. De rapportage biedt voldoende diepte. Denk hierbij aan afdelingen, leeftijdsgroepen, type dienstverband, etc.

Conclusievraag

Medewerkersonderzoek is één van de instrumenten die bij kunnen dragen aan het succes van de organisatie. Het is een krachtig middel met veel potentieel dat valt of staat met de planning, uitvoering, communicatie en uiteindelijke opvolging. Om deze onderdelen goed te doorlopen zullen veel betrokkenen tijd moeten maken voor het onderzoek. Timing is daarom minstens zo belangrijk als de vraag “zelf doen of uitbesteden?”.

Ontbreken er punten in de checklist? Laat het hieronder weten of neem contact met ons op.

19 november 2015